豫油运办﹝2010﹞5号

关于印发《河南石化运输有限公司档案管理规定》的

通      知

公司所属各单位、部门：

为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，保护公司合法权益，经研究制订《河南石化运输有限公司档案管理规定》，现予以印发，请遵照执行。

附件：《河南石化运输有限公司档案管理规定》

                   二O一O年三月三日

附件：

河南石化运输有限公司档案管理规定

第一章 总   则

第一条  为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，保护公司合法权益，特制订本规定。

第二条  本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件、合同、题词等不同形式的历史记录。

第三条  档案工作实行统一领导、集中管理、分级查阅的原则。

第二章 档案机构及其职责

第四条  公司各部门、各单位要指定专人负责本部门、本单位各种载体档案的管理归档工作。

第五条  档案工作由公司统一领导，党政办公室是公司档案管理部门，负责接收、收集、整理、立卷、保管档案。公司人事档案由人力资源部负责收集整理归档；公司会计档案由财务会计部负责收集整理归档；公司技术档案由机动技术部负责收集整理归档；公司其它档案由各主管部门负责收集整理归档；各分公司应结合实际，明确责任分工，指定专（兼）职人员负责收集整理归档本单位各类档案资料。

第六条 公司逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，逐步实现档案管理科学化、规范化。

第三章 档案的管理

第七条  整理办法

1、根据分类和成立时间整理。区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

2、组卷时，要检查案卷的内外在质量，编制各种检索目录。

3、案卷编目要准确填写案卷封面、背脊、卷内目录、备考表和卷内材料页号。

4、各类档案在整理入库中要及时编目录、库藏索引，以揭示档案的数量。

5、各类档案要编制总目录、全引目录、分类目录、专题目录、存放索引和其它检索工具。

6、对档案入库要力求科学合理，便于借阅利用。

7、在档案接收、整理过程中，管理人员要及时做好统计工作，随时对档案的接收、移出、借阅、保管等进行登记造册，掌握档案库藏数量及动态。

第八条  属于公司保管的档案：文书档案（包括电子文档）由各部门（各单位）于每年三月月底前整理、立卷、归档，党政办公室负责接收、管理；公司重大事项、荣誉实物、证件、合同、公关宣传所形成的文字、声像材料和照片、题词等，待事项结束后，主办部门要及时将相关资料归档，党政办公室负责收集、管理；财务档案、技术档案，由责任部门负责收集、整理、立卷、归档。任何人不得将公司各类档案资料据为己有。

第九条  档案借阅

1、公司内部需要借阅档案的，直接到档案管理部门进行借阅。

2、公司外部单位（人员）须查阅公司档案的，应出示单位介绍信及本人身份证明，报公司主管领导批准，但不得外借。如遇特殊情况需要借出时，报公司主要领导批准，并办理借出手续，借出期限最多不超过5天。

3、查阅股东会、董事会、总经理办公会会议记录，需报董事会办公室、党政办公室派人陪同查阅。

4、公司工作人员不得随意外带有关公司的重要文件材料，确因工作需要外带的，须经主管领导批准，向档案管理部门办理档案外借手续后，方可带出，用毕即归还。

5、查阅时只准查阅批准的档案文件，不准复印、抄录、拍照。

6、阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线或做任何标记，更不能随意乱放，以免遗失。

第十条  修改、补充档案

1、修改已归档的档案，必须经主管领导批准，党政办公室备案。

2、修改内容较少时，可直接在档案资料上涂改或刮改，并在更改处附简要原因说明。

3、修改内容较多时，应另外制作，原资料作废。新入档资料应附简要原因说明。

4、对已归档的档案，发现内容有明显问题时，管理人员应及时通知归档单位或制发单位进行修改，并将修改情况在备考表中注明。

5、档案管理部门应对档案的补充，修改进行监督、检查和指导。

第十一条  档案备份

1、公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

2、计算机上处理和存储的重要数据、文档应定期备份，储存重要资料的计算机应与任何网络和其他计算机完全物理隔断。备份盘与源盘应分开存放，存储备份的介质要妥善保存。公司重要电子文档资料由党政办公室负责保存。

第十二条  销毁：档案销毁前，应将销毁的档案清单报公司主管领导批准。各类档案的销毁，包括各单位的废旧文件资料等，都必须交公司党政办公室统一销毁，销毁档案资料须由2人以上负责监销，并在清单上签字。

第十三条  档案技术保护可参照《河南油田企业档案管理办法》有关规定执行。

第四章 责任处理

第十四条  有下列行为之一的，据情节轻重，给予批评教育、通报批评及一定的经济处罚、待岗或下岗等处分，构成犯罪的依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失档案，情节较轻的，给予批评教育或通报批评，并罚款200-500元。

2、擅自销毁企业档案，情节较轻的，给予行政警告处分，并罚款300-500元；情节较重的给予待岗或下岗处分；构成犯罪的依法追究刑事责任。

3、擅自向外界提供、摘抄企业档案，没有造成单位经济损失的，给予批评教育或通报批评；造成经济损失的，视轻重给予不同额度的罚款，最低不低于损失的10%。

4、涂改、伪造档案，情节较轻的，给予批评教育或通报批评，并罚款200-500元；情节较重的给予待岗或下岗处分；构成犯罪的依法追究刑事责任。

5、未及时归档应归档的资料，少1份罚款100元。

6、未按手续借阅、外带者或越级查阅者，视情节轻重给予批评教育或通报批评。

7、档案管理者管理不善造成档案损失的，给予行政警告处分，并处200-500元罚款；情节较重的给予待岗或下岗处分；构成犯罪的依法追究刑事责任。

第五章 附  则

第十五条  本制度适用于公司各部门、各单位、全体员工，并于下发当日执行。以前有与本规定冲突的，以本规定为准，与国家有关规定冲突的，以国家有关规定为准。

第十六条  本办法由公司党政办公室负责解释。